udah tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan perkembangan komputer dan telekomunikasi telah mengubah cara hidup di dunia dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Keberadaan dan peranan teknologi informasi di segala sektor kehidupan tanpa sadar telah membawa dunia memasuki era baru globalisasi lebih cepat dari yang dibayangkan semula, yaitu abad informasi. Dari sekian banyak sektor kehidupan manusia yang dipengaruhi oleh kehadiran teknologi informasi, organisasi atau institusi berorientasi bisnis merupakan entitas yang paling banyak mendapatkan manfaat. Sektor usaha memerlukan suatu sistem informasi dan teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan sekaligus sebagai senjata utama dalam memenangkan persaingan.
SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Dalam kehidupan sehari-hari istilah ‘teknologi informasi’ dan ‘sistem informasi’ pengertiannya seringkali dipertukarkan. Sekalipun keduanya memiliki hubungan yang sangat erat namun secara harfiah memiliki pengertian yang berbeda. Penjelasan berikut dipandang perlu untuk menghilangkan kesalahkaprahan pemakaian istilah, sebelum membicarakan sistem informasi sendiri secara luas.
Istilah ‘teknologi informasi’ mulai diperkenalkan secara luas ketika terjadi pengembangan teknologi komputer yang dipadukan dengan teknologi komunikasi. Sedangkan kata ‘informasi’ sendiri didefinisikan sebagai suatu hasil dari pengolahan data yang memiliki nilai lebih (nilai tambah) dibandingkan dengan data mentah. Komputer merupakan teknologi informasi pertama yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer, kemajuan teknologi komunikasi berkembang sedemikian pesatnya sehingga mampu mereduksi jarak menjadi lebih pendek.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi itu sendiri. Dengan demikian berdasarkan definisi tersebut, terlihat bahwa komputer hanya merupakan salah satu produk dalam domain teknologi informasi. Printer, sistem pengkabelan, modem, router, VSAT, Oracle Database, Oracle Application, SAP, Baan, dan sebegainya, merupakan contoh-contoh lain dari produk teknologi informasi.
Kata ‘sistem’ mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dan lainnya. Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Jadi teknologi informasi hanya merupakan salah satu komponen kecil dalam aktivitas perusahaan. Komponen-komponen lainnya adalah: proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, pemasok, rekanan, pemerintah, dan sebagainya.
Dengan berpegang pada definisi-definisi di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa ada hubungan yang sangat erat antara sistem informasi dan teknologi informasi. Dalam perspektif demand-supply, dapat dilihat bahwa sistem informasi merupakan kebutuhan (demand) perusahaan dalam menjalankan kegiatan manajemen sehari-hari, sementara teknologi informasi adalah jawaban (supply) terhadap kebutuhan perusahaan tersebut.
KESENJANGAN ANTARA KEBUTUHAN DAN JAWABAN INFORMASI
Dalam kerangka ideal, seharusnya model demand-supply dalam hubungan teknologi informasi dan sistem informasi berlaku seperti layaknya model serupa dalam ilmu ekonomi. Akan terjadi kekurangan produk jika permintaan melebihi persediaan, sebaliknya akan terjadi kelebihan produk di pasaran jika persediaan melebihi permintaan. Apa yang terjadi dalam praktek bisnis sehari-hari ternyata seringkali antara sistem informasi sebagai demand dan teknologi informasi sebagai supply tidak terjadi kesepakatan bersama dan cenderung terdapat kesenjangan (gap) yang tidak kecil.
Kesenjangan pertama yang jelas terlihat adalah latar belakang orang-orang yang berdiri di masing-masing domain, dimana terjadi perbedaan perspektif yang sangat mendasar antara orang-orang berlatang belakang bisnis dan orang-orang teknis. Seringkali terjadi kemacetan komunikasi yang disebabkan adanya perbedaan dalam cara melihat, menilai, merumuskan, dan memutuskan suatu permasalahan.
Kesenjangan kedua adalah tingkat kepahaman mengenai hakikat informasi itu sendiri. Sebagian besar perusahaan masih memiliki pandangan yang konservatif mengenai nilai strategis suatu informasi, sehingga seringkali terjadi investasi berlebihan terhadap teknologi informasi apalagi secara teknologi perusahaan-perusahaan tersebut dapat membeli peralatan informasi yang canggih sekalipun. Pandangan konservatif dan sikap yang terlalu berhati-hati dalam menyikapi perkembangan informasi juga dapat mengakibatkan terjadinya kekurangan investasi dalam teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan tersebut.
Kesenjangan ketiga adalah sangat dinamisnya kebutuhan sistem informasi perusahaan yang sulit diikuti dan dicari jalan pemecahannya oleh teknologi informasi yang tersedia. Hal tersebut merupakan dampak era globalisasi yang membuat perubahan lingkungan bisnis yang begitu cepat dan dinamis, serta berdampak pada perubahan proses manajemen, struktur organisasi, sumber daya manusia, dan kebijakaan-kebijakan lainnya. Efeknya, harus selalu dilakukan redefenisi dan restrukturisasi strategi teknologi informasi yang jelas-jelas memerlukan dana dan investasi yang tidak sedikit.
SIAPA MENGIKUTI SIAPA
Akibat adanya kesenjangan-kesenjangan, sering terjadi perdebatan sengit antara praktisi manajemen dan teknologi informasi mengenai pendekatan mana yang harus diikuti : teknologi informasi sebagai pendukung bisnis ataukah bisnis mengikuti perkembangan teknologi informasi.
Adanya kesenjangan perspektif antara praktisi manajemen dan teknologi informasi, disisi lain dapat dijadikan sebagai bahan dasar untuk menganalisa masalah dan penyelesaiannya berkaitan dengan urgensi pengadaan teknologi informasi dalam suatu perusahaan. Mencari penyelesaian untuk memperkecil kesenjangan-kesenjangan tersebut juga dapat dijadikan landasan awal untuk mengatasi permasalahan ketika suatu perusahaan yang memiliki investasi teknologi memadai tidak pernah sukses pengimplementasiannya bahkan sama sekali tidak memberikan keuntungan yang berarti bagi perusahaan.
Masalah tarik-ulur kepentingan antara kebutuhan manajemen akan sistem informasi dan solusi teknologi informasi sebagai jawaban, juga menghinggapi banyak perusahaan baik milik negara maupun swasta.
Berkaitan dengan pengembangan sistem informasi perusahaan menuju kinerja kelas dunia, -disini saya mengulas divisi teknologi informasi yang difungsikan sebagai pusat layanan kepada user internal perusahaan -
pertama sangat dibutuhkan strategi perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang merupakan bagian terintegrasi dari perencanaan perusahaan/korporat. Strategi tersebut perlu diredefinisi (jika sebelumnya sudah pernah ada) dan dibuat dalam dokumentasi yang baik serta disosialisasikan kepada manajemen puncak dan lingkungannya sendiri. Strategi tersebut perlu dibuat karena: 1) sumber daya yang dimiliki perusahaan mungkin terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin, 2) untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para pesaing memiliki sumber daya teknologi yang sama, 3) untuk memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung ataupun tidak langsung untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan, 4) untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi ataupun kekurangan investasi, dan 5) untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.
Kedua, memberikan pendidikan kepada manajemen puncak, juga menengah, untuk memahami apa dan bagaimana teknologi informasi dapat memiliki peranan strategis bagi perusahaan. Hal tersebut dipandang sangat perlu karena komitmen puncaklah yang memberikan kontribusi signifikan terhadap suksesnya implementasi teknologi informasi, dengan melakukan propaganda ke seluruh jajaran karyawannya.
Ketiga, melibatkan para pengguna (user) secara aktif ke dalam divisi teknologi informasi. Sudah merupakan fenomena umum bahwa terjadi sebuah gap yang cukup besar antara para karyawan di divisi SI/TI dan para user sebagai pengguna dari produk-produk divisi SI/TI. Untuk itu sosialisasi yang intensif tentang implementasi teknologi informasi di perusahaan serta perkembangan TI terbaru sangat perlu dilakukan.
Disini, usulan untuk mengeliminir gap tersebut yaitu dengan membentuk suatu dewan perwakilan user yang memiliki jadwal berkala untuk bertemu dan melakukan diskusi bersama dengan divisi SI/TI. Tugas utamanya adalah mengevaluasi kinerja sistem informasi yang ada, disamping membahas perkembangannya di masa mendatang. Dengan cara tersebut kedua belah pihak sama-sama memperoleh manfaat dan persepsi yang sama terhadap perkembangan sistem informasi/teknologi informasi perusahaan; user melalui dewan perwakilannya akan memperoleh gambaran yang jelas tentang arah dan strategi sistem informasi perusahaan serta merasa lebih familiar dengan produk-produk divisi SI/TI; sedangkan divisi SI/TI sendiri mendapatkan kerangka pengembangan sistem informasi perusahaan yang lebih jelas dan terarah sesuai dengan keinginan, keluhan, dan proses bisnis dalam perspektif user.
Keempat, membentuk suatu team-work divisi sistem informasi yang tangguh dimana tanggung gugat, tanggung jawab, serta job description¬-nya terperinci dengan jelas.
Kelima, mempelajari dan menyusun implementasi sistem informasi di perusahaan tersebut serta trend terbaru seputar perkembangan teknologi informasi di dunia. Hal yang dibahas dapat berupa: 1) bagaimana mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang ada sehingga menjadi sebuah aplikasi terpadu layaknya aplikasi ERP (enterprise resource planning) yang terbukti dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan-perusahaan modern di dunia; 2) memporting aplikasi-aplikasi yang ada menjadi web enabled dan secara perlahan-lahan mengubahan arsitektur aplikasi 2-tier (client/server) ke n-tier (web based dan distributed); 3) memikirkan software-software pengembangan aplikasi (development tools) alternatif misalnya solusi total Microsoft (Visual Studio) serta tools lainnya untuk memonitor, meningkatkan, serta memudahkan pemeliharaan aplikasi atau database yang telah ada.
Terakhir, mendokumentasikan seluruh aplikasi dan sistem secara rinci dalam format yang seragam dan mudah dibaca/dimengerti. Dokumentasi, baik user manual maupun system manual, harus diorganisasikan sebaik mungkin sehingga regenerasi pengembang dan pemakai aplikasi dapat berjalan dengan baik.
-End-
No comments:
Post a Comment